تمرین دوم بخش گروهی
در این بخش پاسخهای بخش گروهی آورده شده است که بهترین مطالعه طبق صورت جلسه‌ی یاد شده در بخش صورت جلسات (اینجا) آورده شده است و خانم صنیعی به عنوان مطالعه‌ی برتر انتخاب شده است.
غزاله صنیعی منفرد:
گامهای انجام برنامه ریزی راهبردی کسب و کار سازمان(برک)
تحلیل میزان کارایی سامانه های موجود: برای تحلیل میزان کارایی سامانه های موجود توجه داریم که باید ابتدا فرآیندهای سازمان را تعریف کرده، داده ها را تعریف کنیم و همچنین تعریف کاملی از معماری اطلاعات سازمان ارائه دهیم. در اینجا فرض میکنیم این گام ها انجام شده اند و به بررسی میزان کارایی سامانه های موجود میپردازیم:
برای تحلیل میزان کارایی سامانه های موجود وزارت علوم، تحقیقات و فناوری باید یک شیوه نامه دقیق بر امر نظارت طرح کند تا بتوان متوجه شد که وضعیت فعلی دانشگاه‌های کشور در همه نقاط چگونه است و آیا قوانین در حال اجرا هستند یا خیر. در قسمت زیر این شیوه نامه را که وسایل و شرایط لازم برای این بررسی را فراهم می‌آورد بررسی می نماییم:
نظام‌های نظارت و ارزیابی در جوامع پیشرفته بسترساز کارایی و اثربخشی سیستم متبوع خود هستند و همواره از جایگاه با اهمیت و درخور توجهی برخوردارند. اهمیت این نظام در آموزش عالی دو چندان است، زیرا نظام آموزش عالی به‌عنوان نظامی پیشرو و خط مشی‌گذار قادر است زمینه توسعه در ابعاد اجتماعی، فرهنگی و انسانی را فراهم آورد و سایر حوزه‌ها را تحت تأثیر قرار دهد. به همین منظور آگاهی از میزان تحقق اهداف آموزش عالی و اطلاع از نارسائی‌ها و نقاط قوت (وضعیت موجود) از ابزارهای لازم و اساسی است که می‌تواند تصمیم‌گیران، سیاستگذاران و برنامه‌ریزان آموزش عالی را در جهت بهبود روش‌ها و نیل به اهداف و افزایش بازدهی یاری نماید.
در راستای اجرای ماده 4 آیین‌نامه تشکیل و نحوه فعالیت شورای نظارت و ارزیابی آموزش عالی مصوب اردیبهشت 1386 و به‌منظور عمل به تکالیف قانونی اعمال نظارت ذکر شده در بندهای 5 و 6 جزء (ب) ماده 2 قانون اهداف وظایف و تشکیلات وزارت علوم تحقیقات و فناوری مصوب سال 1383، مبنی بر نظارت بر فعالیت دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی و تحقیقاتی کشور (اعم از دولتی و غیردولتی) و ارزیابی مستمر فعالیت آنها، این شیوه‌نامه تهیه شده است.
تعاریف:
1- شیوه‌نامه : دستورالعمل اجرایی به‌منظور ایجاد هماهنگی در نحوه عمل کردن مطابق رویه واحد با چارچوب مشخص.
2- وزارت : منظور وزارت علوم، تحقیقات و فناوری است.
3- شورای نظارت : منظور شورای نظارت و ارزیابی آموزش عالی می‌باشد.
4- مؤسسه : منظور مراکز آموزش عالی مشمول اعمال نظام نظارت و ارزیابی آموزش عالی کشور است.
5- دانشگاه منتخب : دانشگاه دولتی استان که به انتخاب معاون آموزشی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری تعیین شده است.
6- ارزیابی : نظام مقایسه وضع موجود (دستاوردها و خروجی‌ها) با اهداف و وضع مطلوب نگریسته شده به منظور تعیین اثر بخشی، کارایی و میزان مطلوبیت عملکردها توأم با آسیب‌شناسی عدم موفقیت‌ها.
7- نظارت : تمرکز بر این موضوع که آیا عملکردها در چارچوب مقررات و نظم از پیش تعریف شده و مستمر صورت پذیرفته است یا نه؟
8- هیأت استانی : هیأتی متشکل از مسئولین دانشگاه منتخب (رئیس دانشگاه، معاون آموزشی و مدیر دفتر نظارت و ارزیابی) و تعدادی از اعضای هیأت علمی ذیصلاح دانشگاه‌های دولتی استان که قصد اجرای نظام نظارت و ارزیابی را در مؤسسات آموزش عالی آن استان دارند.
9- دبیرخانه هیأت استانی : تشکیلات دبیرخانه که پشتیبانی لازم را جهت اجرای نظام نظارت و ارزیابی توسط هیأت استانی در مؤسسات آموزش عالی استان ذیربط انجام می‌دهد.
10- گروه اعزامی : گروهی متشکل از اعضاء هیأت علمی و کارشناسان ذیصلاح جهت انجام بازدید ادواری و یا موردی از مؤسسات استان که به انتخاب هیأت استانی و با صدور حکم توسط ریاست هیأت استانی جهت اعمال نظام نظارت و ارزیابی به محل مأموریت خود اعزام می‌شوند.
ماده 1: اهداف تشکیل هیات استانی
طبق ماده 4 آیین‌نامه تشکیل و نحوه فعالیت شورای نظارت و ارزیابی آموزش عالی اهداف مورد نظر از تشکیل هیأت‌های استانی عبارت‌اند از:
1-1- اجرای مصوبات شورای نظارت و ارزیابی آموزش عالی.
1-2- کمک به انجام نظارت و ارزیابی بر کلیه مؤسسات آموزش عالی استان.
1-3- ایجاد هماهنگی و ارتباط با مؤسسات آموزش عالی استان و جمع‌آوری اطلاعات و آمار مورد نیاز.
1-4- ارائه گزارش‌های مستمر و تحلیلی از میزان موفقیت و عملکرد مؤسسه‌های آموزش عالی استان.
1-5- ارسال پیشنهادها و راهکارهای لازم به دفتر نظارت و ارزیابی در خصوص نظارت و ارزیابی مؤسسات.
1-6- ترویج فرهنگ ارزشیابی در استان.
1-7- حمایت از ابتکارات و فعالیتهای تضمین کیفیت آموزش عالی با رعایت استقلال دانشگاهی و آزادی علمی.
1-8- ایجاد شبکه تضمین کیفیت آموزش عالی در استان با مشارکت همه مؤسسات دولتی و غیردولتی.
ماده 2: ترکیب هیات استانی
در هر استان یک دانشگاه دولتی وابسته به وزارت علوم، به‌منظور هدایت و راهبری فرآیند اعمال نظارت و ارزیابی بر مؤسـسات آن اسـتان، به‌عنوان دانشـگاه منتخب توسط معاون آموزشی وزارت علوم انتخاب می‌شود. اعضای هیأت‌های استانی متشکل‌اند از:
2-1- رئیس دانشگاه منتخب. (به‌عنوان رئیس هیات آن استان)
2-2- معاون آموزشی دانشگاه منتخب. (به‌عنوان نایب رئیس هیأت آن استان)
2-3- مدیر یا مسئول دفتر نظارت و ارزیابی دانشگاه منتخب. (به‌عنوان دبیر هیأت آن استان)
2-4- 6 تا 8 نفر از اعضای هیأت علمی صاحب‌نظر در امر نظارت و ارزیابی که از مؤسسات دولتی وابسته به وزارت علوم و از گروه‌های آموزشی مختلف به‌عنوان عضو حقیقی و به انتخاب معاون‌آموزشی وزیر علوم، تحقیقات و فناوری و با حکم ایشان به مدت سه سال به عضویت هیأت استانی منصوب می‌گردند.
تبصره 1: هیأت استانی می‌تواند حسب نیاز از کمیسیون‌های تخصصی به منظور بهره‌گیری از نظرات افراد متخصص یا صاحب‌نظر در امر نظارت و ارزیابی بهره‌مند گردد. اعضای کمیسیون‌های تخصصی می‌توانند از رؤسای دانشگاه‌ها و مؤسسات آموزش عالی در آن استان باشند.
تبصره 2: در استان تهران به‌دلیل شرایط خاص، کارگروه‌های منتخب به‌جای هیأت استانی، وظایف نظارت و ارزیابی را عهده‌دار خواهند بود و مستقیماً زیر نظر دفتر نظارت و ارزیابی فعالیت خواهند کرد.
ماده 3: وظایف هیات استانی
هیأت استانی موظف است به‌منظور ایجاد وحدت رویه برای تحقق اهداف در نظر گرفته شده اقدامات اجرایی و تکمیلی خود را به‌شرح ذیل برنامه‌ریزی و عملیاتی نماید:
3-1- تهیه جدول زمان‌بندی بازدیدهای ادواری سالیانه از مؤسسه‌ها و ارسال آن به دبیرخانه شورای نظارت.
3-2- برنامه‌ریزی جهت بازدیدهای موردی حسب درخواست وزارت.
3-3- دریافت رسیدگی و پاسخ گویی به شکایات واصله علیه مؤسسه.
3-4- تشکیل منظم جلسات هیأت به‌صورت ماهیانه.
تبصره 1: هیأت استانی می‌تواند در صورت نیاز جلسات بیشتری را برگزار نماید.
تبصره 2: جلسات هیأت استانی با حضور 3/2 اعضاء رسمیت می‌یابد و تصمیمات جلسه با آرای نصف به‌علاوه یک نظر هیأت محسوب می‌شود.
3-5- تهیه گزارش نهائی بازدیدهای انجام شده و ارسال محرمانه کلیه گزارش‌ها به دبیرخانه شورای نظارت مطابق با فرم شماره 3.
3-6- برقراری ارتباط مستمر با دبیرخانه شورای نظارت و مؤسسات استان جهت هماهنگی و پیشبرد برنامه‌ها.
3-7- برنامه‌ریزی و هماهنگی با مؤسسات آموزش عالی استان به‌منظور برگزاری کارگاه‌ها و نشست‌های ضروری جهت تعیین اهداف و تأکید بر اهمیت و نقش فرایند نظارت و ارزیابی در حوزه آموزش عالی جهت بهبود و ارتقای عملکرد مؤسسات.
3-8- تعیین و انتخاب گروه بازدیدکننده (گروه اعزامی باید حداقل متشکل از 3 نفر مورد وثوق و متخصص در حوزه مورد بازدید باشد.)
3-9- ارائه گزارش عملکرد هیأت استانی در پایان هر نیمسال تحصیلی به دبیرخانه شورای نظارت.
3-10- حمایت از انجمن‌های علمی و تخصصی غیردولتی در ارزیابی بیرونی گروه‌ها و برنامه‌ها.
3-11- حمایت از مؤسسات و گروه‌ها و واحدهای آن در انجام ارزیابی درونی.
3-12-تعامل با نهادهای اعتبارسنجی در سطوح منطقه‌ای، ملی و به‌ویژه بین‌المللی و دعوت از آنها برای ممیزی سازمان‌ها، برنامه‌ها و فعالیتهای آموزش عالی در ایران از طریق دبیرخانه شورای نظارت.
3-13- تعامل با مؤسسات رتبه‌بندی.
ماده 4: دبیرخانه
محل استقرار دبیرخانه در دانشگاه منتخب می‌باشد و تشکیلات دبیرخانه هیأت مستقیماً زیر نظر رئیس آن دانشگاه فعالیت می‌نماید.
(دبیرهیأت، رئیس دبیرخانه می‌باشد).
1- مدیر دفتر نظارت و ارزیابی دانشگاه منتخب به‌عنوان رئیس دبیرخانه.
2- حداقل 2 نفر کارشناس (آشنا به امور آموزش عالی).
3- یک نفر کارشناس آمار مسلط به امور رایانه جهت جمع‌آوری آمار و اطلاعات و پردازش آنها.
4- یک نفر کارمند مسلط به امور تایپ و رایانه.
تبصره1: دانشگاه منتخب موظف است امکانات، تجهیزات و ملزومات اداری مورد نیاز دبیرخانه هیأت استانی را به نحو شایسته‌ای تأمین کند.
تبصره2: تعداد کارکنان دبیرخانه هیأت استانی با تشخیص رئیس دانشگاه منتخب و باتوجه به گستردگی و جمعیت دانشجوئی استان و تصویب هیأت استانی تعیین می‌گردد.
وظایف دبیرخانه:
1- ارسال فرم جمع آوری اطلاعات (فرم شماره 1) به مؤسسه و ارائه تکمیل شده آن به گروه اعزامی.
2- تهیه و تدارک مقدمات و مهیا نمودن امکانات بازدید برای گروه‌های اعزامی.
3- صدور احکام مأموریت حسب نظر هیأت، جهت اعمال نظارت و ارزیابی برمؤسسه مورد نظر (انجام هماهنگی قبلی و ارسال رونوشت احکام به مؤسسه مورد نظر ضروری است)
4- آماده‌سازی فرم‌های لازم جهت تکمیل و دریافت اطلاعات مورد نیاز.
5- تهیه دستور کار جلسات هیأت.
6- ارسال صورتجلسات و خلاصه گزارش‌های بازدید (فرم شماره3) به دبیرخانه شورای نظارت.
7- نگهداری صورتجلسات، سوابق، اسناد و مدارک مربوط به جلسات هیأت و گزارش بازدیدها.
8- تهیه لیست افراد متخصص و باتجربه در اجرای نظارت و ارزیابی.
ماده 5: گروه اعزامی
گروه اعزامی متشکل از حداقل سه نفر از افراد صاحب نظر با ویژگی‌های ذیل:
1- آشنایی حداقل یک نفر از اعضای گروه با مقوله نظارت و ارزیابی.
2- دارای تخصص حرفه‌ای در گروه‌های آموزشی فعال در مؤسسه.
3- ذینفع نبودن آنها در مؤسسه. (اعضای گروه اعزامی به هیچ وجه نمی‌توانند عضو هیأت مؤسس، هیأت امنا، مسئولین اجرایی و مشاورین مؤسسه مورد بازدید باشند)
وظایف گروه اعزامی:
1- تهیه و تکمیل گزارش بازدید فرم شماره 3 براساس فرم‌های شماره 1 و 2 و ارائه آنها به دبیرخانه هیأت.
2- ارائه پیشنهادات کارشناسی برای بهبود کیفیت آموزشی مؤسسه به هیأت استانی.
ماده 6: فرآیند اجرایی نظارت و ارزیابی
6- 1- تعیین مؤسسه مورد بازدید؛
هیأت استانی موظف است براساس اولویت‌های زیر نسبت به تعیین مؤسسه محل بازدید اقدام نماید:
الف- درخواست دفتر نظارت و ارزیابی آموزش عالی وزارت متبوع.
ب- درخواست رئیس دانشگاه به‌عنوان رئیس هیأت استانی.
ج- اجرای برنامه بازدیدهای سالیانه مطابق با جدول ارسالی به دبیرخانه شورای نظارت.
6-2- تعیین زمان و مدت بازدید؛
زمان و مدت بازدیدها توسط هیأت استانی تعیین می‌شود.
6- 3- تعیین گروه بازدید کننده؛
هیأت استانی مطابق با بند الف ماده 5 اعضای گروه را تعیین می‌کند.
6-4- موارد بازدید؛
- فضای کالبدی
- امور آموزشی
- امور دانشجوئی
- امور فرهنگی
- امور اداری و مالی
- امکانات و تجهیزات آموزشی
- امورپژوهشی
- امور رفاهی و بهداشتی
- گفتگو با دانشجویان، کارکنان.
ماده 7: سایر موارد
1-7- چنانچه گروه‌های اعزامی از دفتر نظارت و ارزیابی وزارت به‌منظور اعمال نظارت و ارزیابی بر مؤسسات استان به صورت موردی و عندللزوم به استان‌های کشور عزیمت نمایند، هیأت‌های استانی موظف‌اند ضمن همکاری با گروه اعزامی و مشارکت در بازدیدها، اطلاعات لازم را در اختیار آنان قرار دهند.
2-7- مؤسسات آموزش عالی استان موظف‌اند همکاری لازم را با هیأت‌های استانی به عمل آورند و موجبات اعمال هرچه مطلوب‌تر نظارت و ارزیابی را فراهم نمایید.
7-3- باتوجه به حساسیت امر نظارت و ارزیابی، هیأت‌های استانی موظف‌اند اجرای کلیه آیین‌نامه‌ها، مقررات و دستورالعمل‌های ابلاغی وزارت را در امور آموزشی، پژوهشی، دانشجویی، فرهنگی، عمرانی، اداری مالی و امور رفاهی (سلف سرویس، ایاب و ذهاب و خوابگاه) دقیقاً مورد توجه قرار دهند.
7-4- از آنجا که اعمال نظارت و ارزیابی به صورت بازدید میدانی از کم و کیف فعالیت‌ها با تکمیل فرم‌های مورد نظر دفتر نظارت و ارزیابی صورت می‌پذیرد، لذا هیأت‌های استانی موظفند فرآیند تکمیل فرم‌های مذکور را کاملاً آموزش‌دیده و نحوه تهیه و تدوین گزارش بازدیدها را به منظور یکسان‌سازی و استخراج نتیجه گزارشات، از گروه نظارت و ارزشیابی آن دفتر الگو برداری نموده و به گروه‌های اعزامی منتقل نمایند.
همانطور که در توضیحات بالا بیان شد نحوه انجام گام تحیلی میزان کارایی سامانه های موجود باید به شکل بیان شده باشد تا بتوانیم وضعیت موجود را بررسی و تحلیل نماییم. در واقع با استفاده از این روش میزان کارائی واحدهای آموزشی نقاط مختلف ایران مورد بازبینی و نظارت دقیق قرار خواهد گرفت و میتوانیم متوجه شویم چه درصدی از قوانین در حال اجرا بوده و چه درصدی در حال اجرا نمیباشند.
رکسانا بالش زر
گام های انجام برنامه ریزی معماری سازمان (برمس)
بررسی عمومی و جامع سازمان (مدلسازی کاری و فرآیندی)
وظیفه مهم یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار هماهنگی کار در میان کارکنان یک سازمان یا شرکت است. برای تحقق آن، این سیستم، با اطلاعاتی بر روی ساختار سازمانی که در آن فرآیند کسب و کار اجرا خواهد شد، فراهم می شود. هدف از مدلسازی فرآیندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی (مبتنی بر استاندارد) و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم براحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان، و تحلیلگران سیستمی می باشد.
به تصویر درآوردن توالی فعالیتهای کسب و کار و اطلاعات مرتبط با آن را مدلسازی فرآیند گویند. هدف از مدلسازی فرآیندهای کاری یک سازمان، ایجاد یک زبان مشترک مفهومی (مبتنی بر استاندارد) و ساده (در قالب اشکال گرافیکی که هم حجم کمتری دارند و هم براحتی توسط کاربر قابل درک هستند)، بین مدیران و کارشناسان سازمان، و تحلیلگران سیستمی می‌باشد.
مدلسازی فرایندها فعالیتی است که توسط تحلیلگران فرایندها و به منظور استخراج فرایندهای موجود و نمایش فرایندهای جدید در تمام متدولوژی‌ها و استراتژی‌های مهندسی مجدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. در چنین فعالیتی تحلیلگران از ابزارهای مدلسازی برای مدل کردن وضعیت فعلی و وضعیت آینده سازمان استفاده می‌کنند.
سطوح متفاوتی برای مدل سازی فرآیند ها وجود دارد:
- نقشه فرآیند (فلوچارت های ساده از فعالیت ها(
- توصیف فرآیند(فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه اما نه به اندازه ای کامل که عملکرد آن را به طور کامل توصیف کند(
- مدل های فرآیند(فلوچارت به همراه اطلاعات اضافه کامل که فرآیند بتواند تجریه و تحلیل، شبیه سازی و یا اجراشود(
- BPMN که هر یک از سطوح نام برده در فوق را پوشش می دهد.
افراد درگیر در تیم مدل سازی فرآیند:
۱- کارشناس کسب و کار: کسی که دانش زیادی درباره فرآیند دارد.
۲- صاحب فرآیند: فردی که مسئول اجرای کل فرآیند است و اصلاحات فرآیند را تایید می کند.
۳- مدیر یا میانجی: مسئول قرار ملاقات ها، برای پرسیدن سوال جهت راهنمایی برای گرفتن تصمیم درست است.
۴- کارشناس مدل سازی: مسئول طراحی مدل فرآیند است.
در زیر مدلسازی کاری و فرآیندی در سطح نقشه ی فرآیند برای سازمان اطلاعات و فناوری آورده شده است:
نگار ابوالحسنی
برنامه ریزی راهبردی فناوری اطلاعات (برفا)
برای برنامه‌ریزی راهبردی در یک سازمان، دو گام بنیادین هست: نخست بررسی و شناخت سازمان و سپس اجرای فرایند برنامه‌ریزی و تدوین راهبردها؛ در گام نخست، مشاور برنامه‌ریزی راهبردی با شناسایی سازمان از ابعاد گوناگون از راه مطالعهء مستندات سازمانی، برای همکاری با سازمان آماده می‌شود. در گام دوم، مشاور برنامه‌ریزی با برگزاری کارگاه‌های آموزشی و اجرایی هم‌زمان؛ با مشارکت سیاستگذاران، مدیران، و افراد کلیدی سازمان برنامه‌ریزی راهبردی را به انجام می‌رساند. بر این پایه، مشاور نقش راهنما و سازمان نقش تولید محتوا را بر عهده خواهند داشت و مشاور، محتوای تولید شده را گام به گام در قالب برنامهء راهبردی سازمان ارائه خواهد کرد. این فرایند، دو تا سه ماه به درازا می‌کشد و در آن، چندین ساعت ساعت نشست در قالب کارگاه‌های گروهی با سیاستگذاران، مدیران، و افراد کلیدی سازمان برگزار می‌شود.
در تعریف برنامه‌ریزی راهبردی فا به معنای پیش‌بینی ، مطالعه و تدوین برنامه برای همسوسازی برنامه‌های فناوری اطلاعات سازمان و برنامه‌های راهبردی آن.
در طی این برنامه تدوین ماموریت فا، بررسی محیطی ، ارزیابی اهداف و راهبردهای سازمانی ،تدوین راهبردها و خط مشی های فای مورد نیاز سازمان ،راه حلهای برآورد نیازهای فای سازمان ، تعریف گزینه های راه حل ،طراحی منابع مورد نیاز تحقق برنامه ،ارزیابی و اولویت سنجی گزینه های پروژه ها و در نهایت تدوین یک برنامه عملیاتی زماندار انجام می‌شود.
پس از تعیین اهداف و شرایط موجود در محیط داخلی و محیط خارجی باید بتوان مسیر رسیدن به این اهداف را پیدا کرد و در منابع مورد نیاز آن را شناسایی کرد که این شناسایی همراه می‌شود با طراحی منابع مورد نیاز برای تحقق برنامه‌ی مورد نظر.هدف از این برنامه تعیین نیازهای اجرایی عمده برای توسعه و اجرای سیستم های اطلاعات در سازمان و - تعیین مشخصات زیرساخت های سخت افزاری و ارتباطی فناوری اطلاعات و تعیین مشخصات نیروی انسانی مورد نیاز سازمان برای پیاده سازی و اجرای سیستمهای اطلاعات و تدوین معماری اطلاعاتی سازمان است در مرحله‌ی طراحی منابع مورد نیاز سازمان با توحه به گزینه‌های راه‌حل موجود که براساس برنامه‌های راهبردی و فناوری اطلاعات سازمان تعریف شده‌اند در این بخش منابع مورد نیاز برای تحقق این برنامه را در سطوح مختلف بررسی میکنیم این منابع می‌بایست هم جنبه‌ی فناوری اطلاعات و هم جنبه کسب و کاری را مد نظر قرار دهد و در آن از منابع موجود و راه حلهای در نظر گرفته شده استفاده کند:
در این جا وزارت علوم تحقیقات و فناوری مد نظر قرار گرفته شده است به طور کلی در طراحی منابع برای تحقق برنامه ابتدا داشته‌ها را مد نظر قرار می‌دهیم برای تحقق آن یک کمیته با حضور معمار سازمان و افراد ارشد سازمان برای تصویب این منابع و تخصیص منابع مالی براساس بودجه‌ی سازمان به آنها تصمیم می‌گیرند و در نهایت تصمیمات باید به تایید وزیر علوم برسد.در شکل کلی آن ابتدا منابع مورد نیاز برای زیرساخت‌های فناوری اطلاعات شامل شبکه و منابع سخت افزاری و نرم افزاری در نظر گرفته می‌شود که در این صورت نیاز به افراد صاحب نظر در این حوزه داریم که در نتیجه باید هزینه‌ی حضور منابع انسانی در تحقق این برنامه نیز در نظر گرفته شود. یک گروه منابع انسانی از افراد متخصص در حوزه‌های فناوری اطلاعات و کسب و کار برای این طراحی باید لحاظ شود و گروهی دیگر در پیاده‌سازی آن منظور می‌شود.این کمیته که شامل افراد سطح بالا و تصمیم گیران اصلی هستند به همراه متخصصان حوزه‌ی فناوری اطلاعات و کسب و کار وظیفه‌ی طراحی منابع را بر عهده دارند در سمت کسب و کار نیز فرایندهای جاری در وزارتخانه باید مورد بررسی قرار گیرد که در صورت نیاز می‌بایست تغییراتی در آنها صورت گیرد.در این فاز همچنین به منابع موجود و اسناد اصلی کمک کننده که جهت گیری حرکت سازمان را نشان می‌دهند به عنوان رفرنس استفاده میکنیم که این رفرنس‌ها شامل اسناد بالادستی شامل سند ۱۴۰۴ و نقشه‌ی علمی کشور هستند.
در این طراحی هزینه و مدت زمان استفاده باید مشخص باشد و به صورت کاملا جزئی تمامی شرایط می‌بایست ذکر شود که جایی از تردید باقی نماند و به این ترتیب منابع برای هر کس قابل برداشت متفاوت نباشد.
فریده سلطانی نژاد: مطالعه راهبردی مدیریت منابع اطلاعاتی سازمان (مماس)
از بین گامهای مدیرت منابع اطلاعات سازمان(مماس)، گام سوم آن که تعریف معماری اطلاعات(جدول داده - فرایند) است را برای سازمان وزارت علوم، تحقیقات و فناوری انجام داده‌ام.
در جدول زیر تنها ۵ فرایند از فرایندهای این سازمان مورد بررسی قرار گرفته است و برای هر فرایند، داده‌های ورودی مورد نیاز و خروجی آن را مشخص کرده‌ایم. در واقع این جدول مشخص می‌کند که برای انجام فرایندهای سازمان نیاز به چه اطلاعاتی داریم و در نهایت خروجی آن چه خواهد بود.
|
فرایند استخدام کارمند |
|
|
داده‌های ورودی فرایند |
خروجی فرایند |
|
میزان تحصلات تجربه کاری برگزاری مصاحبه پر کردن فرم استخدام |
در صورت تایید صلاحیت، کارمند مورد نظر استخدام می‌شود. |
|
فرایند ایجاد یک رشته تحصیلی جدید |
فرایند رتبه بندی دانشگاه ها |
||
|
داده‌های ورودی فرایند |
خروجی فرایند |
داده‌های ورودی فرایند |
خروجی فرایند |
|
عنوان رشته اهداف رشته بررسی حوزه‌های تخصصی رشته دانشگاه ارائه دهنده آن توضیح جامع راجع رشته |
در صورت تایید، این رشته تاسیس می‌شود و سازمان سنجش می‌تواند در این رشته دانشجو بپذیرد. |
مشخص کردن تیم ارزیابی محور‌های ارزیابی فرم ارزیابی دانشگاه‌های مورد ارزیابی معیار‌های مورد ارزیابی |
خروجی این فرایند مشخص شدن رتبه دانشگاه‌ها در سطح کشور است. |
|
فرایند درخواست اعتبار برای نشریات علمی |
فرایند درخواست برای تاسیس یک دانشگاه یا موسسه آموزش عالی |
||
|
داده‌های ورودی فرایند |
خروجی فرایند |
داده‌های ورودی فرایند |
خروجی فرایند |
|
- عنوان نشریه - هیئت تحریریه شامل اطلاعات سردبیر و اعضای هیئت تحریریه - صاحب امتیاز نشریه - موضوع نشریه - دوره‌ی انتشار - زبان اصلی |
در صورت تایید نشریه، به نشریه اعتبار علمی پژوهشی اعطا می‌شود و به یک نشریه علمی تبدیل می‌شود و یا مورد تایید قرار نمی‌گیرد و هیچ ارزش علمی ندارد. |
مشخص کردن عنوان دانشگاه مشخص کردن اهداف و برنامه‌های دانشگاه مشخص کردن چشم‌انداز و ماموریت دانشگاه هیئت موسس مشخص کردن محل دانشگاه مشخص کردن رشته‌های تحصیلی دانشگاه |
این فرایند در شورای گسترش آموزش عالی مورد بررسی قرار می‌گیرد و در صورت ارزیابی اطلاعات ورودی و موافقت و تایید آن، دانشگاه یا موسسه آموزش عالی پدید خواهد آمد و امکان گرفتن دانشجو خواهد داشت. در غیر این صورت امکان فعالیت علمی پیدا نخواهد کرد. |
